Sau hơn 20 năm, Google đã cho phép người dùng đổi tên địa chỉ @gmail.com mà không mất dữ liệu hay phải tạo tài khoản mới. Khi đổi, địa chỉ Gmail cũ sẽ trở thành bí danh (alias), mọi email gửi đến cả địa chỉ cũ và mới đều về chung một hộp thư. Người dùng có thể đăng nhập bằng cả hai địa chỉ trên toàn bộ hệ sinh thái Google (Gmail, Drive, YouTube, Maps…) và toàn bộ dữ liệu và lịch sử vẫn được giữ nguyên.
Với nhiều người, đây là cơ hội để “chôn vùi” quá khứ ngượng ngùng với những cái tên email thời “vô tư” kiểu “boy_codon_9x” hay “congchua_bongbong”. Vì sở thích hoặc vì suy nghĩ vô tư nên không ít người đặt tạm những cái tên email ngớ ngẩn, nhưng không hề nghĩ cái tên email này sẽ gắn với mình lâu dài.
Ý nghĩa của địa chỉ email với góc nhìn Branding
Dưới góc độ của những người làm Branding, CaraHub còn nhìn được rõ hơn về ý nghĩa của địa chỉ Gmail đối với Personal Branding.
Trong Marketing, chúng ta thường nói về “Touchpoints” (Điểm chạm). Với cá nhân, địa chỉ email chính là một trong những điểm chạm đầu tiên và xuất hiện với tần suất dày đặc nhất: từ CV gửi đến nhà tuyển dụng, bản đề xuất gửi khách hàng, cho đến phần chữ ký ở cuối mỗi bức thư.
Một tên email chuyên nghiệp không thể hiện khả năng của mỗi người, nhưng nó thể hiện sự nghiêm túc trong môi trường làm việc của chúng ta, và ít nhất nó giúp bạn tránh được những tình huống ngượng ngùng do những sai lầm từ thời “bồng bột”.
Việc Google cho phép đổi địa chỉ Gmail mà không mất dữ liệu giống như là cho người dùng cơ hội làm lại cách họ xuất hiện, mà không phải trả giá bằng việc mất đi cả hệ thống đã xây dựng, hay giữ lại những dữ liệu, kỉ niệm cũ đã gắn bó cùng mình theo năm tháng.
Với góc nhìn về Personal Branding, thương hiệu cá nhân không phải là thứ bị “đóng băng” trong quá khứ, mà bạn có thể cập nhật hình ảnh của mình phù hợp với hiện tại.
Vậy làm sao đặt một tên email chuyên nghiệp ?
Những điều cần tránh khi đặt tên email:
- Biệt danh, tên gọi không chính thức (dễ khiến người nhận không xác định được danh tính thật)
- Con số mang tính cá nhân như năm sinh, ngày sinh (vừa thiếu chuyên nghiệp, vừa tăng rủi ro lộ thông tin cá nhân)
- Ký tự đặc biệt, cách viết quá “sáng tạo” (gây khó đọc, khó nhớ, dễ nhập sai)
- Các yếu tố mang tính cảm xúc, cá nhân, giải trí
Vì mục tiêu của email công việc là để giao tiếp rõ ràng và thể hiện sự chuyên nghiệp, nên tên email cũng nên được để tối giản.
Công thức đặt tên email phù hợp:
Vậy đâu là cách đặt tên email an toàn và dễ dùng? Cách đặt tên email cá nhân đơn giản và an toàn nhất là sử dụng các định dạng chuẩn, tập trung vào tên thật của người dùng. CaraHub xin mách bạn một số công thức đặt tên sau:
✔ Chỉ dùng tên (Ví dụ: hang@gmail.com)
Về cách đặt tên, hình thức tối giản nhất là chỉ sử dụng tên riêng. Cách này phù hợp khi tên của bạn không quá phổ biến và mang lại cảm giác gọn gàng, trực diện, thường được ưa chuộng trong các môi trường. Tuy nhiên, không phải ai cũng có lợi thế về tên “độc”, nên phương án này chỉ thực sự hiệu quả trong một số trường hợp nhất định.
✔ Chữ cái đầu + tên (Ví dụ: hangt@gmail.com)
Một cách phổ biến hơn là kết hợp chữ cái đầu của họ với tên. Cách đặt tên này giúp dễ nhớ và vẫn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.
✔ Tên đệm + tên (Ví dụ: thuhang@gmail.com)
Việc sử dụng tên đệm và tên cũng là một phương án được nhiều người Việt lựa chọn, bởi nó vừa gần gũi với cách xưng hô thông thường, vừa hạn chế được tình trạng trùng lặp. Cách đặt này tạo cảm giác thân thiện nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.
✔ Họ + tên (Ví dụ: vuthuhang@gmail.com)
Trong những trường hợp cần sự trang trọng và rõ ràng cao hơn, việc sử dụng đầy đủ họ và tên (viết liền, không dấu) là lựa chọn đáng cân nhắc.
Đây là cách đặt tên thường được dùng trong các mối quan hệ công việc dài hạn, nơi việc xác định chính xác danh tính người gửi là yếu tố quan trọng, chẳng hạn như làm việc với đối tác, khách hàng doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn.
Và nguyên tắc chung trong các công thức đặt tên chung trên đó chính là không dấu, không ký tự đặc biệt, không số không liên quan.
Ngoài ra, việc thêm chức danh hoặc vị trí vào sau tên giúp người nhận nhanh chóng hiểu được vai trò của bạn trong cuộc trao đổi, từ đó tạo cảm giác chuyên nghiệp và rõ ràng ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên. Cách đặt này đặc biệt hữu ích với những người làm sales, tư vấn hoặc freelancer thường xuyên làm việc với khách hàng mới (ví dụ: Thuhang.sales@gmail.com).
Ở cấp độ tổ chức, việc sử dụng email theo phòng ban hoặc chức năng chung của doanh nghiệp giúp tăng tính hệ thống và độ tin cậy trong giao tiếp. Ví dụ địa chỉ gmail: cskh.tencongty@gmail.com không chỉ giúp việc trao đổi trở nên mạch lạc hơn, mà còn góp phần xây dựng hình ảnh một tổ chức có quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp.
Xem thêm các bài viết khác của CaraHub tại đây!
